AltInn
Altinn - www.altinn.no

Altinn er en samling med digitaliserte tjenester for digital dialog mellom næringslivet, privatpersoner og offentlige etater, forvaltet og koordinert av Digitaliseringsdirektoratet. Altinn er også en teknisk plattform, som offentlige virksomheter kan benytte for å lage digitale tjenester. i tillegg er Altinn et spleiselag og et samarbeid på tvers av offentlige virksomheter. Les mer om funksjonalitet her: https://www.altinndigital.no/

Privatpersoner har en innboks og et arkiv gjennom fødselsnummeret sitt, og virksomheter via et organisasjonsnummer. Altinnbrukere kan søke fram og fylle ut skjema fra samarbeidsetatene direkte i Altinn. Innbyggere/privatpersoner har mulighet til å reservere seg mot elektronisk kommunikasjon med det offentlige i saker som gjelder enkeltvedtak og annen viktig informasjon. Næringslivet er ikke gitt slik reservasjonsrett, og er dermed pliktig til å motta elektroniske henvendelser fra det offentlige. (Forvaltningsloven 15a) og eforvaltningsforskriften). Meldingsboksen i Altinn skal benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende og andre virksomheter med organisasjonsnummer, jf. Digitaliseringsrundskrivet.

Arbeidstilsynet har en rekke skjemaer tilgjengelig på Altinn: Skjemaoversikt Flere aktører sender elektronisk post via Altinn til postmottak som arkivtjenesten håndterer. 

Altinn Meldingsboks er fra 13.06.2024 integrert med Elements. Dette er en Windows service som kjører hver time, leser og henter nye meldinger fra innbokser i Altinn og arkiverer disse i Elements fordelingssak med ferdig utfylt metadata. Jp blir automatisk skjermet og får status Midlertidig registrert. Dokumentforvaltning flytter journalpostene til riktig sak eller oppretter ny sak, samt kvalitetssikrer og journalfører etter gjeldende rutiner. Funksjonaliteten er nærmere beskrevet i sak 2019/49495-21

Saker i Elements:

Tilganger i Altinn - ansatte i Arbeidstilsynet 2021/3682
Ettersending av brev som ikke leses i Altinn 2018/28616
Samarbeidsavtale Brønnøysundregistrene - Altinn sentralforvaltning 2017/32159
Forhåndsmeldinger - innmelding via Altinn 2011/11028
Tilleggsavtaler Sikri - 2019/49495
Rutiner for håndtering av post: Arkivering fra kvalitetssystemet - 2022/16536

Enhetsregisteret
I Enhetsregisteret finnes samtlige norske foretak, statlige som private, og dette er tilgjengelig i sak- og arkivsystemet. Alle er identifisert med et nisifret organisasjonsnummer. Enhetsregisteret benyttes blant annet for å finne enheter og organisasjonsnummer for elektronisk ekspedering til virksomheter.

Folkeregisteret
Oppslag i Folkeregisteret er tilgjengelig i Elements for å identifisere riktig person med fødselsnummer, slik at det er mulig å ekspedere forsendelser digitalt til mottaker via SvarUt/digital postkasse.

Matrikkelen
Matrikkelen er Norges offisielle register over fast eiendom, og under dette bygninger, boliger og adresser. Oppslag i matrikkelen er tilgjengelig i Elements for å registrere matrikkelopplysninger i byggesaker.

eSignering
Tatt i bruk fra 11.06.2021
Elements sak 2021/16035

Elements eSignering er en modul i Elements som benytter Digdir sin nasjonale fellestjeneste for elektronisk signatur – eSignering. Løsningen gjør det mulig for offentlige virksomheter å håndtere dokumenter som krever signatur fra innbyggere på en brukervennlig, sikker og effektiv måte. Ved eSignering benyttes eID, og dokumentet kan ikke endres i etterkant. Etter fullført signeringsprosess vil dokumentet være klart for arkivering.

Dokumentet produseres i Elements på vanlig måte, før det ekspederes elektronisk med forsendelsesmåte signeringsoppdrag. Digdir har foreløpig ikke laget en løsning for virksomhetssignatur, derfor benyttes fødselsnummer eller D-nummer til å ekspedere dokumentet til privatpersoners digitale postkasse, med varsel på epost om signeringsoppdrag. Når mottaker har signert, registreres det signerte dokumentet automatisk som en ny inngående journalpost i saksmappen i Elements. Det blir logget på journalpostnivå hvor i prosessen dokumentet befinner seg.

Hvis mottaker avviser å signere eller har reservert seg og ikke tar i mot digital post, vil forsendelsen feile og feilmelding registreres i loggen på journalposten. Dokumentet må da sendes via SvarUt og gå til print. Dersom mottaker ikke har digital postboks, vil det komme en melding i ekspederingsbildet om dette. Brevet kan likevel ekspederes, og mottaker vil få signeringsoppdraget i sin postboks i Altinn.

Løsningen har en begrensning per forsendelse på 3 MB. Denne begrensningen er satt av Digdir og ikke av Elements.

Rutine eSignering - elektronisk signatur
Les mer om eSignering på Difis nettsider

Digital post/SvarInn/Ut KS Fiks tjenesteplattform

eDialog
Elements sak 2019/45822
eDialog fordelingssak tatt i bruk fra 01.01.2019
eDialog rett på sak tatt i bruk fra 06.05.2019
eDialog er en sikker, digital kanal for å sende brev og dokumenter til Arbeidstilsynet.
Fra 01.01.2019 kan virksomheter sende brev og dokumenter på en sikker måte til Arbeidstilsynet via eDialog ved å logge inn med elektronisk ID. Forsendelsene legger seg som journalposter i fordelingssak i Elements, med ferdig utfylt metadata. Alle journalposter kommer ufordelt inn i fordelingssaken, får tilgangskode XX og journalstatus M. Dokumentforvaltning flytter journalpostene til riktig sak eller oppretter ny sak, samt kvalitetssikrer og journalfører etter gjeldende rutiner.

Fra 06.05.2019 vil brev og dokumenter sendt til Arbeidstilsynet via edialog komme på riktig sak i Elements med ferdig utfylt metadata i status M. Dokumentforvaltning kvalitetssikrer og journalfører etter gjeldende rutiner.
Noen brukere melder om utfordringer ved kontakt via eDialog. eDialogtjenesten har en timeout etter 20 minutter dersom innsender er inaktiv for lenge. Da vil man ikke komme til skjemaet man jobbet i ved ny innlogging, men tas til Min kommune.

eInnsyn
eInnsyn er en felles publiseringstjeneste for statlige virksomheter. Virksomhetene bruker tjenesten til å publisere postjournalene sine på internett. Postjournalen blir deretter samlet i en felles database som blir gjort søkbare for brukerne. Arbeidstilsynet v/Dokumentforvaltning legger ut en offentlig versjon av postjournalen, med oversikt over interne notat med oppfølging i tillegg til inn- og utgående post. Arbeidstilsynet har egne arkivdeler for arbeidsrelatert sykdom og etatens personalmapper. Disse arkivdelene publiseres ikke på eInnsyn.no.

Fra og med 24.05.2022 publiseres vedtak i arbeidstidssaker og utgående brev i byggesak i fulltekst på eInnsyn.no.
I sakstyper der dokumenter ikke publiseres i fulltekst, vises kun metadata. Det vil si sakstittel, dokumenttittel, saksnummer, dokumentnummer, dokumentdato, journaldato, publiseringsdato, avsender/mottaker og unntaksgrunnlag.
Rutine publisering på eInnsyn (lenke)