1.1 Bakgrunn og formål med Arbeidstilsynets arkivplan

I henhold til Forskrift om offentlige arkiv av 18. desember 2017 § 4 er Arbeidstilsynet som offentlig organ pålagt å ha en arkivplan. Arkivplanen er Arbeidstilsynets kvalitetssystem for arkivdanning og arkivforvaltning, og skal bidra til å oppfylle arkivlovens bestemmelser, jf. § 6 i lov om arkiv.

Formålet med arkivplanen er å sikre arkivets kulturelle og forskningsmessige verdi og å oppfylle regelverkets krav. I tillegg skal den fungere som redskap for at Arbeidstilsynet skal kunne oppfylle informasjonsplikten til Riksarkivaren etter arkivloven § 8. Arkivplanen skal videre gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en måte som ivaretar etatens egne behov for kvalitetssikring og gjenfinning. Arkivplanen skal også kunne brukes som planleggings- og styringsredskap for Arbeidstilsynets arkivarbeid, både i det daglige og et mer langsiktig perspektiv.

Arbeidstilsynets arkivplan skal holde oversikt over/sikre at etaten har:

• lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanningen
• organisasjonen og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arkivarbeidet er fordelt
• kartlagt farer og problemer, vurdert risiko og utarbeidet planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
• fastsatt mål for dokumentasjonsforvaltningen
• tilrettelagt for at de ansatte har tilstrekkelige kunnskaper, ferdigheter og verktøy for å fange og sikre arkivinformasjon