Overordnet ansvar

FOR-2017-12-15-2105: Forskrift om offentlege arkiv pålegger offentlige organ å ha arkiv i tråd med de lover og forskrifter som gjelder. Det vil si arkivloven og andre lover som vedrører arkiv samt forskrifter til disse lovene. Lover og bestemmelser som gjelder for Arbeidstilsynets arkivarbeid er omtalt i kap. 3 i denne planen.

Arkivene skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder både for samtid og ettertid. Det er den øverste ledelsen i et organ som har det overordnede ansvaret for arkivarbeidet.

I Arbeidstilsynet tilligger det overordnede ansvaret direktøren.

Dokumentforvaltnings ansvar

Seksjon for dokumentforvaltning v/seksjonsleder har fått delegert ansvar for etatens arkivtjeneste og leder etatens dokumentforvaltning. Herunder rutiner for saksbehandling og dokumentforvaltning, kvalitetskontroll, risikovurdering og utvikling av de tjenestene som tilligger SDO. Seksjonsleder er prosesseier for sak/arkiv, mens seksjonsleder for byggesak er prosesseier for eByggesak.

Saksbehandlers ansvar:

• Vurdere dokumenter saksbehandler har mottatt eller produsert i fagsystem, samhandlingsverktøy (Office 365) eller andre systemer med hensyn til arkivverdighet, offentlighet og avskriving/behandling
• Sørge for at arkivverdige dokumenter som saksbehandler mottar direkte eller produserer i andre systemer enn Elements, som feks Outlook, Sharepoint og Teams, blir arkivert i Elements som er Arbeidstilsynets godkjente sak-arkivsystem. Saksbehandler skal kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig saksmappe, og med riktige opplysninger (saksbehandler, tilgangskode, innholdsbeskrivelse og ordningsverdi/klassering).
• Hvis saksbehandler vurderer et dokument unntatt fra offentlighet, plikter saksbehandler å sørge for at hjemmel blir registrert i Elements og at evt. opplysninger blir skjermet.
• Saksbehandler skal sende utgående brev til godkjenning i Elements eller et fagsystem til sin nærmeste leder. Når leder har godkjent anses dokumentet som sendt.
• Alle ledere og saksbehandlere har ansvar for å følge opp saksdokumenter med restanse ved å utføre søket «Mine restanser.»
• Saksbehandler er ansvarlig for å avskrive innkomne brev og interne notater av type N.
• Saksbehandler skal markere saken som ferdig når saken kan avsluttes. Det er arkivrollen/SDO som avslutter saken slik at alle dokumenter får et riktig arkivformat

Leder/saksfordelers ansvar:

• Regelmessig søke fram saker og journalposter til fordeling, se eget søk under ledersøk i Elements.
• Kontrollere at restansene blir fulgt opp. Det er laget egne søk for ledere slik at de kan søke opp restanser i egen administrativ enhet.

Se Kvaliteket - Retningslinje for Arkivering og journalføring.